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O que é um COE?

É um Centro de Excelência formado por uma equipe multifuncional, que dá suporte a todas as linhas de negócios da organização, quanto ao planejamento e implementação de estratégias. Além de apoiar taticamente e operacionalmente o próprio projeto CoE on going, também orientam os serviços RPA fornecidos alinhados as metas estratégicas da organização.

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Implantação sustentável e escalável

Uma das premissas do CoE, p. e. é que ao iniciar um projeto de automatização de processos, devemos buscar Quick Wins: processos implantados em metodologia Ágil que proporcionem ganhos imediatos (alto valor agregado), e com pouco esforço de implementação alavanca-se o ROI da operação. Assim mantêm-se a simplicidade no início, bom para a curva de aprendizado e aprimoramento do radar para as análises e avaliações, quais fluxos são prioritários a robotizar, e o básico conhecimento trará informações para estruturar a expansão e escalabilidade de toda a robotização, com a devida governança – um dos objetivos do CoE.

Esse é o melhor caminho a seguir, tanto por questões técnicas – e é mais fácil entender e construir transformações sobre blocos e processos simples – como por questões de familiarização das equipes com mudanças e inovações tecnológicas – pessoas sentir-se-ão participantes e confortáveis com essas automações, e entendendo, aceitarão participar de automações mais complexas que virão.

Com a entrega dos primeiros projetos de automação e a operação de execuções já iniciada em produção, a gestão e o gerenciamento de processos automatizados, desempenho, feedbacks às áreas de negócio, manutenções corretivas e evolutivas, e disponibilização de relatórios de execução e KPI’s, serão de responsabilidade do CoE.

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Governança e análise técnica das áreas

Igualmente importante para definir e promover padrões e melhores práticas, o CoE precisa garantir que a governança técnica é respeitada pelas equipes de projeto. A governança técnica é implementada através de análises de aplicativos due diligence que avaliam vários aspectos, como, por exemplo, desempenho, configuração, clareza, documentação, reutilização, usabilidade, prontidão de fase e atividades de acompanhamento com base em um conjunto de recomendações e tratamentos.

A gestão da mudança do processo físico para o digital automatizado é essencial para implantação, operação e adaptação das unidades de negócio, para que a execução transcorra com “naturalidade”. Nesse modelo, é importante o relacionamento com as áreas para suportar a absorção de demandas. Toda ação deve ter um olhar crítico e técnico, aprofundando a viabilidade pela maturidade de processos elegíveis. Processos imaturos e ainda por consolidar suas regras e padrões, não são automatizáveis.

A Governança da orquestração das ações de projetos e análises técnicas juntas as áreas, bem como a verificação da escolha da plataforma de robotização ou meios de automatização, recursos e facilidades.

O objetivo final do COE é avançar no processo e desenvolver a maturidade dentro da organização. A SicoloS Tecnologia, tem por objetivo, alinhar as necessidades e o perfil de cada área e departamento com a primordialidade geral da organização.

 

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Definição de escopo e plano de processo

Preferencialmente, a operação deve ser de responsabilidade de equipe especializada e mista, composta por colaboradores que conhecem bem os processos da empresa, infraestrutura de tecnologia e consultores especialistas em automatização. Essa equipe forma o que chamamos de Centro de Excelência Operacional (CoE) ou simplesmente Centro (ou Célula) de Excelência. Esse é o time que suportará as soluções RPA na corporação e definirá medidas educativas de prevenção, risco e escalabilidade do modelo na empresa.

Um CoE vincula a estratégia às operações diárias, documenta as lições aprendidas e as práticas recomendadas, facilitando a reutilização e adaptação de soluções já provadas em produção, bem como prioriza projetos de automação e os recursos requeridos. Ao combinar pessoas com conhecimento de tecnologia de ponta e todas as áreas da empresa, o CoE também pode desempenhar o papel essencial na transformação digital, como promotor dos recursos e facilidades da automação RPA, que traz resultados de produtividade com precisão, garantindo regras operacionais e compliance organizacional que resultará em maior competitividade.

Um dos principais focos do Centro de Excelência é reduzir custos e reconhecer ganho operacional, que pode ocorrer quando se implanta o modelo automatizado, p. e. liberar horas em atividades mecânicas ou obter informações tempestivas por processos executarem em tempo real, quando ocorrem independente da hora ou dia, essas avaliações computam ganhos diretos e de alta escala para a corporação, pois permite, de forma estratégica, fazer mais, precisa e rapidamente com menos.

Indicadores de desempenho

O CoE deve obter e gerenciar resultados mensuráveis, certificando-se estabelecer indicadores-chave de desempenhos consistentes (KPI’s), que comuniquem o progresso em direção aos objetivos maiores da organização. Alguns exemplos dos principais indicadores de desempenho, que podem ser usados ​​para medir o sucesso da estratégia do Centro de Excelência Operacional:

  • Taxa de reutilização do processo
  • Número de projetos / lançamentos implementados
  • Custos de desenvolvimento por conjunto de processos
  • ROI por processo
  • Taxa de Defeito / Erro
  • Oportunidades no processo
  • Resposta da solução
  • Entrega no prazo / orçamento

Gerenciamento de processos automatizados

A construção do Centro de Excelência (CoE) é planejada de forma escalável de acordo com o volume de absorção de automatização/robotização para manter o nível de atendimento operacional desejado, seguindo o fluxo de ações de projeto, tais como: planejamento; implantação do CoE piloto; desenvolvimento da governança; escalabilidade e Maturidade. As principais responsabilidades são:

  • Centralização
  • Indicadores
  • Manutenção & Atendimento – Suporte e Sustentação
  • Roadmap & Escala
  • Operação assistida
  • Seleção da tecnologia
  • Registros

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