Como preparar e treinar sua organização para a implementação do RPA

Como preparar e treinar sua organização para a implementação do RPA

O papel do RPA é facilitar a vida de todos, reduzir as tarefas repetitivas e monótonas do trabalho, como: ordenar dados e documentos, e permitir que as pessoas, ao mesmo tempo, se concentrem nas tarefas maiores, que exigem outro tipo de habilidades.

De acordo com o Fórum Econômico Mundial, 50% de todos os funcionários precisarão de requalificação até 2025, conforme aumenta a adoção de tecnologia. Entre as 10 principais habilidades relevantes até 2025 estão: pensamento analítico e inovação, resolução de problemas complexos, aprendizagem ativa e estratégias de aprendizagem, criatividade, resiliência e assim por diante.

Ou seja, o futuro do trabalho exigirá dois tipos de mudanças em toda a força de trabalho: requalificação (ganhar novas habilidades para ajudar os funcionários a desempenhar melhor suas funções) e requalificação (desenvolver as habilidades necessárias para novas funções). Assim, a implementação do RPA é iminente para muitas empresas.

Planejando uma estratégia de treinamento RPA eficaz

Em primeiro lugar, é muito importante garantir que seus funcionários considerem o RPA uma oportunidade de crescimento, e não uma ameaça aos seus empregos. E embora seja verdade que a implementação do RPA pode substituir alguns trabalhos repetitivos, ela cria um pouco mais de espaço para os funcionários mostrarem seu verdadeiro potencial e aprimorarem suas habilidades.

Portanto, desenvolver um plano de comunicação é a chave para tornar seus funcionários mais resilientes em inovação. Conte a eles sobre as mudanças dentro da empresa ao longo de todo o processo de implantação do RPA. A comunicação transparente é um incentivo à motivação para os seus funcionários.

Em seguida, entenda o papel de todos na empresa para criar o plano de aprendizagem certo. Além disso, certifique-se de fornecer conteúdo de treinamento de uma forma que os funcionários possam entender e aplicá-lo facilmente em seus trabalhos. 

Você precisará implementar um processo de ‘treinar o treinador’ em sua empresa: ter um grupo de treinadores internos capazes de treinar outras pessoas no uso do RPA é muito importante para garantir que os processos sejam bem compreendidos muito tempo depois.

Ademais, você precisa verificar de vez em quando a maneira como as pessoas da empresa se adaptaram ao trabalhar com robôs de software e fazer ajustes quando necessário.

A implementação do RPA não é apenas um processo, é uma jornada para o futuro da sua empresa. Não se trata apenas de comprar o software certo e passar pela fase inicial de execução. É sobre a forma como as empresas planejam sua estratégia em relação ao impacto da tecnologia nos negócios e como isso mudará com o tempo.

Portanto, a implementação do RPA não deve ser vista como uma ferramenta única, mas sim como uma plataforma, destinada a aumentar o potencial de crescimento da empresa. Antes de iniciar a implementação, pode parecer um projeto único, mas na verdade é uma jornada. Além de adquirir o software e a fase inicial de execução, você terá de planejar como a tecnologia se desenvolverá na empresa e como ela mudará com o tempo. 

Sempre há espaço para otimizar, independentemente da sua abordagem de RPA. Mas identificar os processos certos que proporcionarão o maior ROI (retorno do investimento) é fundamental para garantir o sucesso do seu projeto.

Benefícios do RPA

  • Padronização dos processos

A execução do trabalho por robôs assegura uma padronização impecável nos procedimentos de trabalho, fazendo com que a organização da empresa seja um grande diferencial. A padronização dos processos contribui, ainda, para o controle geral dos cenários e para a mensuração de resultados, uma vez que apresenta uma visão macro do negócio.

  • Otimização dos processos

O trabalho controlado e programado por robôs também ajuda a deixar os métodos mais eficientes, agilizando produções e atendimentos. Sem contar que o ambiente acaba se tornando muito mais produtivo do que o normal.

Como o RPA é “autossustentável”, os robôs são capazes de aumentar seus respectivos repertórios ao longo do processo. Isso certamente gera mais confiabilidade no trabalho e uma melhoria contínua. Fica muito mais prático destinar os colaboradores para outras tarefas que exigem mais atenção humana e personalização.

  • Diminuição de erros

O erro é inerente ao ser humano, afinal, não somos máquinas programadas para executar uma mesma atividade repetidas vezes sem errar. Mas a boa notícia é que os sistemas em RPA são. Os robôs são recomendados justamente para essa função e, por esse motivo, foram programados para trabalhar com o máximo de eficiência e de precisão.

Essa realidade reduz as possibilidades de falhas no processo, ajudando a criar uma produção mais eficiente e totalmente independente do que a tradicional. A redução de erros contribui significativamente para o fortalecimento da imagem do negócio e para a economia, uma vez que falhas normalmente são atreladas a prejuízos.

  • Redução de desperdícios e prejuízos

A redução na ocorrência de erros humanos contribui significativamente para a queda na quantidade de desperdícios e para a redução dos prejuízos. Um procedimento automatizado assegura não apenas agilidade, mas eficiência e precisão, com garantia dos melhores resultados.

  • Melhor aproveitamento do tempo de sua equipe

Como uma das principais características do RPA é cuidar dos métodos mais burocráticos de atendimento, ele libera de forma automática mais tempo para que seus colaboradores possam se dedicar aos detalhes mais relevantes do processo.

Com uma maior disponibilidade para a execução das atividades mais essenciais, fica ainda mais fácil aumentar a qualidade dos serviços e conquistar a credibilidade dos clientes.

  • Redução da mão de obra

Especialmente nas empresas de atendimento, como help desk e call centers, os processos de RPA podem ser extremamente úteis para diminuir a mão de obra. Afinal, agregam muitas tarefas que, antes, eram realizadas apenas pelos atendentes humanos.

Por fim, o RPA apresenta um grande diferencial competitivo em relação aos meios convencionais de automatização dos processos. Dessa forma, esse agrega enorme valor aos negócios de ponta a ponta na operação e, claro, na entrega final ao cliente. E, para além disso, lembre-se de que, à medida que você expande a presença da automação na sua organização, chega a hora de automatizar uma mistura dos diferentes tipos de fluxos de trabalho. Desenvolva práticas recomendadas para garantir que você possa reutilizar sua automação dividindo seus processos em partes reutilizáveis para economizar tempo.

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