Gratuita ou Licenciada? Qual a melhor plataforma para implementar RPA?

Gratuita ou Licenciada? Qual a melhor plataforma para implementar RPA?

Sinceramente, depende. Analisaremos um conjunto de questões e requisitos, que levarão a melhor tomada de decisão para a implementação mais assertiva da solução.

A aplicação da plataforma RPA – Robotic Process Automation corresponde à alta tecnologia capaz de emular um usuário interagindo com sistemas e fazendo operações. Muitos benefícios são capitalizados pela automação por RPA, mas antes disso, há pesquisas e perguntas a serem respondidas para iniciar a implantação de um projeto. Por mais simples que possa parecer o conceito RPA, sua aplicação vem com diversas reflexões e tomadas de decisão, p. e. considerar o enunciado e a dimensão do desafio a ser vencido, robustez, sustentabilidade, governança e escala da solução.

Imagine que em nossa empresa, o gestor de processos, precisa realizar um conjunto de automações em diversos processos, extrair relatórios e automatizar a atualização de cadastros. E, aí depara-se com as alternativas: soluções RPA gratuitas, algumas até open-source, geralmente acompanhadas do suporte de comunidade científica que ajuda na manutenção da plataforma e, do outro lado da balança, a opção de grandes plataformas especialistas em RPA, oferecendo produtos mais completos, porém com licenças pagas. Estes produtos contemplam ferramentas para desenvolver, orquestrar e gerir a solução com governança das automatizações, bem como o suporte em garantia da plataforma.

O gestor encontra-se diante de uma tomada de decisão para escolha da plataforma a ser implementada: qual ferramenta é mais adequada e a melhor solução para nossas necessidades? Vamos utilizar um software gratuito ou uma plataforma licenciada? Diante deste dilema, o gestor firma-se em alguns parâmetros para se orientar.

A princípio, o que geralmente é escasso é o recurso financeiro, e a gestão têm orçamentos bem definidos e pouco recursos para projetos pilotos. Mas, a experiência e o lapso do tempo lembram que o orçamento inicial não é necessariamente o custo do projeto. Soluções mudam, manutenções são necessárias, e governança e gestão de mudança sempre cobram seu preço. Poupar em licenças de software pode ser bom a princípio, mas ruim no longo prazo quando o apelo de suporte, garantia e manutenções evolutivas apresentam-se imprescindíveis. Por outro lado, poupar pode ser justamente a solução inicial com um orçamento apertado, e um projeto cujo escopo não exige tanto suporte e robustez. Neste caso, as soluções gratuitas podem ser bem aceitáveis e estratégicas.

Como nem tudo é tão simples, sabe-se que existem outros pontos a considerar. Consultar os especialistas em automatização para ajudar na decisão, levantar a questão sobre a natureza da automação, e se será em ambiente Servidor ou Desktop, Cloud ou On premises, ou mesmo se precisarão utilizar quaisquer combinações. As soluções free são, em geral, especializadas em ambientes desktop e cloud. Caso precisem dos dois, deverão desenvolver uma integração e um robô para cada ambiente. Do outro lado da balança, as ferramentas dos grandes players de RPA já abrangem ambos os cenários com integração nativa.

O gestor está quase tomando suas decisões com a equipe, contemplando os pontos principais que deve levar em conta para o projeto. Por último, eles consideram se vão precisar de soluções mais sofisticadas na automação, p. e. se o projeto vai precisar de inteligência artificial, utilizar URA, ChatBot, Machine (Deep) Learning, Processamento de Linguagem Natural em média\larga escala? Esses pontos são mais um pilar a se considerar, pois depende do nível de complexidade da necessidade, e aí solução mais adequada seria uma plataforma robusta e licenciada. Ferramentas gratuitas dificilmente chegam num nível tão alto de sofisticação de seus recursos, sendo necessário integrar com outras ferramentas específicas para suprir essas lacunas do processo.

Após a análise desses pilares essenciais do RPA (ambiente, governança, demanda, investimento, sustentação, manutenção, suporte e escala) o gestor e sua equipe podem tomar as decisões que nortearão o projeto de automação. Escolher a melhor solução para o negócio é um desafio que exige atenção e acuracidade no planejamento. E não só pensar em custos, avalia-se o que é melhor como solução para o negócio da organização como questão de tecnologia, mas ainda deve-se perguntar:

  • Como estará a automação daqui a 1(um) ano?
  • Como será a manutenção e sustentação caso as necessidades do negócio mudem?
  • Quais serão minhas ações de contingência?
  • De que maneira se dará as implementações de escala?
  • Quais serão minhas previsões de investimento e retorno?

Após estas respostas, reflexões e análises assertivas dos pilares centrais de planejamento, o gestor estará mais seguro firmando convicções para tomar a melhor e mais viável decisão para garantir o sucesso do projeto de implantação de RPA.

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